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Cadastro de funcionários: será que a sua empresa precisa

Blog do Bling – Dicas de Gestão e Sistemas ERP para e-commerces e empresas

Imagine ter todas as informações dos seus colaboradores acessíveis em um só lugar, para facilitar o dia a dia e permitir um controle preciso sobre diversos aspectos da gestão de pessoas. Tudo isso se torna possível com o cadastro de funcionários.

No post de hoje, você vai entender como um cadastro bem feito pode transformar a administração interna e contribuir significativamente para o sucesso do seu negócio.

Por isso, fique com a gente e descubra o que é cadastro de funcionários, quais as vantagens de manter um sistema de cadastro e os principais métodos e ferramentas utilizados nessa tarefa.

O que é cadastro de funcionários?

O cadastro de funcionários é o processo de coleta sistematizada e armazenamento de informações sobre os colaboradores de uma empresa. Esse registro inclui dados pessoais, profissionais e contratuais. Além de ser indispensável para a gestão de recursos humanos, é útil para cumprir obrigações legais e facilitar a administração interna.

Logo, o objetivo de cadastrar os colaboradores é estratégico: construir um banco de dados que permite rápido acesso a informações importantes sobre cada empregado. 

Afinal, esse registro permite gerenciar pagamentos e garantir que todas as normas trabalhistas sejam seguidas corretamente.

Leia também: Como fazer o cadastro de clientes? Entenda a importância para vendas

Por que é importante ter um cadastro de funcionários? 4 benefícios 

Um cadastro de funcionários bem estruturado afeta direta e positivamente o gerenciamento de uma empresa. 

Isso porque esse banco de dados centraliza tudo o que você precisa saber sobre seus colaboradores. Assim, você garante mais organização e eficiência em todos os processos administrativos, financeiros e operacionais em que essas informações forem úteis.

Portanto, o cadastro de funcionários assegura:

1. Conformidade legal

É praticamente impossível cumprir com todas as exigências legais envolvidas na contratação de um funcionário sem que você tenha informações precisas, atualizadas e organizadas.

Embora um sistema de cadastro de funcionários pela empresa tenha o caráter de organização interna, muitas das informações cadastradas são solicitadas com certa frequência pelos órgãos regulatórios e de fiscalização.

Sem contar que os dados também são importantes para atualizar o registro no eSocial. A atualização é obrigatória para todos os empregadores, tanto os optantes pelo Simples Nacional quanto as empresas enquadradas no Lucro Real e Lucro Presumido.

Por isso, se você quiser evitar a possibilidade de multas e penalidades, é recomendado manter os dados dos seus empregados à mão.

Leia também: Como funciona o sistema tributário brasileiro? Um guia definitivo!

2. Pagamentos e benefícios

Com um cadastro atualizado, você sabe exatamente a remuneração de cada empregado, quando foram aplicados reajustes nos salários e em que percentual. 

Esse controle ajuda a planejar aumentos de acordo com a situação financeira da empresa.

Além disso, as informações relativas a condições contratuais permitem gerenciar benefícios como plano de saúde, vale-alimentação, vale-transporte e outros incentivos, garantindo que todos os funcionários recebam seus direitos corretamente.

3. Segurança e emergências

Em situações de emergência, você precisa ter acesso rápido a dados de contato de emergência dos funcionários. Um cadastro atualizado garante que a empresa atue rapidamente em caso de acidentes ou outras situações urgentes.

4. Gestão de Recursos Humanos

Se você tem vários funcionários, o cadastro completo otimiza a gestão dos recursos humanos, ainda que sua empresa não tenha um departamento apenas para essa função. 

Com acesso fácil a informações como histórico de treinamento, avaliações de desempenho e qualificações, os gestores podem tomar decisões informadas sobre promoções, transferências e desenvolvimento profissional.

Como pode perceber, mesmo que você tenha apenas um funcionário — como é o caso do MEI —, o cadastro é indispensável para fins de organização e planejamento, que podem ser traduzidos em agilidade e eficiência.

Como fazer o cadastro de funcionários?

Para fazer o cadastro de funcionários, você precisa saber que informações deve coletar e que método de organização vai utilizar para armazenar os dados. Entenda  melhor.

Tipos de informações cadastradas

Você deve coletar dados pessoais, profissionais e contratuais. Confira quais informações manter no cadastro.

Dados pessoais

nome completo;

data de nascimento;

endereço, telefone e e-mail;

documentos: CPF, RG, Carteira de Trabalho, título de eleitor;

dados bancários: informações da conta para depósito de salários;

dados de saúde: informações relevantes para a segurança no trabalho (alergias, condições médicas);

contato de emergência: nome e telefone de uma pessoa a ser contatada em caso de emergência.

Dados profissionais e contratuais

cargo;

histórico profissional: experiência anterior, qualificações, treinamentos;

contrato de trabalho: tipo de contrato (CLT, temporário, estágio), jornada de trabalho, data de início e término (se for o caso);

salário, data de pagamento, benefícios.

Atenção: lembre-se de que os dados dos funcionários devem ser revisados e atualizados periodicamente para garantir a veracidade das informações.

Métodos e sistemas de cadastro de funcionários

Existem diversos métodos e ferramentas que podem ser utilizados para cadastrar funcionários. A escolha da melhor ferramenta depende do número de empregados, do orçamento disponível e das necessidades específicas de gestão. 

Confira as 3 ferramentas mais utilizadas para essa tarefa.

1. Ficha de cadastro

A ficha cadastral de funcionário é uma ferramenta tradicional, geralmente utilizada por pequenas empresas ou em setores que não foram completamente digitalizados. 

Contudo, há tempos, vem caindo em desuso pela falta de praticidade e, principalmente, pela facilidade de acesso a ferramentas mais eficientes para otimizar a atividade de cadastramento e atualização.

Ela pode ser física, em papel, ou digital, preenchida em um documento de texto, por exemplo.

Suas vantagens são:

simplicidade de implementação;

baixo custo;

facilidade de uso para empresas com poucos funcionários.

Em contrapartida, as desvantagens têm maior peso:

difícil de gerenciar à medida que a empresa cresce;

é sujeita a erros no preenchimento e dificulta a atualização de informações;

maior risco de perda ou dano físico (no caso de fichas em papel), e, portanto, oferece menos segurança de dados.

2. Planilha

As planilhas eletrônicas — Microsoft Excel ou Google Sheets, por exemplo — são métodos que combinam a simplicidade das fichas de cadastro com algumas vantagens da digitalização.

Entre seus prós, destacam-se:

fácil de implementar e utilizar;

permite a organização e filtragem de dados;

baixo custo, com opções gratuitas disponíveis — como o Google Sheets.

Porém, a ferramenta também apresenta alguns contras:

pode se tornar complexa e difícil de gerenciar com o aumento do número de funcionários;

risco de erros e duplicação de dados;

segurança limitada, especialmente em planilhas compartilhadas.

3. Sistema de gestão

Os sistemas de gestão empresarial são soluções tecnológicas avançadas que automatizam o processo de cadastro e gerenciamento de funcionários. Geralmente, são utilizados por empresas maiores, com mais empregados.

Esses softwares trazem vantagens indiscutíveis quando o assunto é eficiência:

automação de tarefas e processos;

segurança dos dados, com backups regulares e acesso controlado;

integração com outras funções, como folha de pagamento e gestão de benefícios.

E, apesar de muito mais eficientes do que as outras ferramentas, também tem suas desvantagens:

custo e necessidade de treinamento para uso;

dependência de tecnologia e infraestrutura de TI;

necessidade de manutenção e atualização contínua, exceto no caso de sistemas SaaS.

Ainda que sejam utilizadas predominantemente por grandes empresas, já existem no mercado opções acessíveis para pequenos negócios, inclusive para o MEI — como o Bling, por exemplo.

Gerencie as informações dos seus funcionários com o Bling

Agora que você já sabe o que é e qual a importância do cadastro de funcionários, confira como o ERP Bling pode te ajudar nessa tarefa.

O Bling conta com a funcionalidade de gestão de funcionários — a solução ideal para o cadastro de pessoal.

E, ao abrir uma Conta Digital Bling, você também pode automatizar o pagamento dos seus empregados, facilitando a conciliação financeira e o acesso das informações contábeis pelo seu contador.

Conheça o Bling! Faça um teste gratuito por 30 dias e descubra como o ERP pode simplificar o cadastro de funcionários para otimizar a gestão do seu negócio. 

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